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T+穿越大洋的信息一體化管理 ——中啟天恒


中啟天恒


在大數(shù)據(jù)時代,如何讓企業(yè)實現(xiàn)精細(xì)化管理呢?

作為專門做工程類采購項目的外貿(mào)公司,庫房和存貨眾多難以管理。由于國內(nèi)和海外各有一家公司,企業(yè)內(nèi)部審批易受時間地點限制,貨運(yùn)跟蹤困難。企業(yè)管理者將如何尋找最佳的信息化管理方式,讓企業(yè)實現(xiàn)精細(xì)化管理呢?

作為中啟天恒(北京)國際貿(mào)易有限公司(以下簡稱中啟天恒)掌門人,總經(jīng)理龔總每天都在想如何更好地管理公司資源,讓分布在國內(nèi)外的兩家公司高效創(chuàng)造出更大價值。

但同時作為專門做工程類采購項目的外貿(mào)公司,庫房和存貨眾多難以管理。由于國內(nèi)和海外各有一家公司,企業(yè)內(nèi)部審批易受時間地點限制,貨運(yùn)跟蹤困難。更重要的是,在大數(shù)據(jù)時代,銷售分析時間長,人工成本大,更讓企業(yè)苦惱不已。

這些時刻存在的棘手問題一直困擾著龔總,他也在不斷尋求一種最佳的方式讓企業(yè)實現(xiàn)精細(xì)化管理。如今,這種局面由于暢捷通T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺的上線運(yùn)行,讓中啟天恒有了“質(zhì)”的飛躍。

自今年4月中啟天恒購買安裝暢捷通T+11.32產(chǎn)品以來,僅運(yùn)行3個月,采購比價功能就為公司節(jié)省了大量比價時間。接訂單之前,訂單的毛利情況就能預(yù)估,接單率響應(yīng)時間提升了10%。從今年7月起,中啟天恒將軟件升級到T+11.5版本,次月不僅庫存資金占用比去年同期下降30%,發(fā)貨準(zhǔn)確率提高99%,而且業(yè)務(wù)員銷售、回款以及提成計算時間從原來的1星期縮短到2天?,F(xiàn)在,中啟天恒已經(jīng)決定使用T+移動端應(yīng)用,讓辦公隨處可見。


● “逼”出來的一體化管理

上線暢捷通T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺,可以說是被“逼”出來的。

中啟天恒主營的業(yè)務(wù)是為大洋洲客戶提供除水泥鋼筋之外所有與建筑相關(guān)的物資,但同時所有物資都必須在中國境內(nèi)進(jìn)行采購??梢哉f,采購的物資種類成千上萬種,科目繁雜。

從目前市場規(guī)模來看,除國企外,中啟天恒在外貿(mào)行業(yè)中的出口類公司里算是國內(nèi)站在第一梯隊中規(guī)模最大的。由于工程物資對外貿(mào)易行業(yè)的特殊性,不斷壯大的中啟天恒面臨眾多管理問題。

而眾多的問題中,庫房和存貨眾多成為眾多問題的癥結(jié)。異地倉庫想追求零庫存,但是多個倉庫分布在多個國家和地區(qū),非常分散,國內(nèi)1個周轉(zhuǎn)倉庫,國外1個或多個物資配送倉庫,部分項目是直接配送到客戶現(xiàn)場倉庫。而且存貨品種多,國內(nèi)外叫法不一,很多產(chǎn)品規(guī)格相似,時有發(fā)錯貨的現(xiàn)象發(fā)生,無法判斷某種存貨的準(zhǔn)確庫存和采購量。國內(nèi)和海外各有一家公司,無形中造成了企業(yè)內(nèi)部審批易受時間地點限制。由于領(lǐng)導(dǎo)國內(nèi)外兩地飛,無法及時掌握采購、庫存等信息,審批時間長。不僅如此,異地還造成了貨運(yùn)跟蹤困難。集裝箱和貨運(yùn)單號是貨物到達(dá)港口裝箱后進(jìn)行紙質(zhì)傳遞,業(yè)務(wù)員往往對物流跟蹤困難,無法及時了解裝單號和貨運(yùn)物流號,經(jīng)常造成貨物漏發(fā)、錯貨等問題,嚴(yán)重影響企業(yè)信譽(yù)。

升級管理手段,建立與中啟天恒發(fā)展相匹配的財務(wù)管理,已勢在必行。4月,暢捷通合作伙伴,同樣也是暢捷服務(wù)聯(lián)盟5S成員的北京中達(dá)天創(chuàng)信息技術(shù)有限公司(以下簡稱:中達(dá)天創(chuàng))進(jìn)行實施部署,暢捷通T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺在中啟天恒運(yùn)轉(zhuǎn)起來了。龔總這樣評價道T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺項目實施,“現(xiàn)在,企業(yè)的所有經(jīng)營情況都在暢捷通T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺內(nèi)體現(xiàn),不但幫助我們提高了發(fā)貨準(zhǔn)確率、統(tǒng)計速度、及時性,而且提高了員工的執(zhí)行力,串聯(lián)企業(yè)員工每個環(huán)節(jié)?!?/span>


● 抓重點問題通力擊破

信息化作為一種有效的管理手段,在企業(yè)早已不是什么新鮮事,關(guān)鍵是如何充分利用技術(shù)工具,真正為管理服務(wù),讓人從繁雜無效的勞動中解放出來。這是企業(yè)深化信息化管理改革必然要回答的問題。

在項目實施初期,中啟天恒向中達(dá)天創(chuàng)暢捷通T+實施人員提出他們所關(guān)心的問題及疑慮:涉及實施目標(biāo)的確定,實施的范圍與策略的劃分,實施效益的衡量等等。實施中會有哪些風(fēng)險,如何進(jìn)行有效防范,實施過程會不會對業(yè)務(wù)造成沖擊,這些問題也被一一列在了清單上。總之,要保證公司的需求得到充分考慮。

于是,中達(dá)天創(chuàng)暢捷通T+實施團(tuán)隊在項目啟動階段,緊緊抓住中啟天恒最關(guān)心的掌握準(zhǔn)確庫存、海外對賬和銷售分析、銷售訂單可跟蹤、領(lǐng)導(dǎo)實時查看運(yùn)營情況四大切實需求,為中啟天恒一一制定了解決方案??少F的是,在系統(tǒng)化切換階段就把數(shù)據(jù)提前做好備份,使用已有的數(shù)據(jù),小范圍地進(jìn)行測試,測試權(quán)限、流程的設(shè)置,以保證數(shù)據(jù)、權(quán)限、參數(shù)的準(zhǔn)確性。

中達(dá)天創(chuàng)暢捷通T+實施人員深知,項目的實際操作者是中啟天恒的員工,做為實施者的一項重要工作是“教學(xué)生“布置與檢查作業(yè),通過培訓(xùn)及上機(jī)演練,檢查流程是否通暢,基礎(chǔ)檔案信息是否正確,與此同時,老板的工作是監(jiān)督“學(xué)生”完成作業(yè),作好工作。只有把這些“學(xué)生”教好,項目實施才能真正完成。

隨著暢捷通T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺的逐步上線,中啟天恒迎來了一場翻天覆地的變化。


● 從碎片化到一體化

通過暢捷通T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺,讓企業(yè)業(yè)務(wù)流程得到統(tǒng)一規(guī)范,帶來的直接效應(yīng)是消除了管理上的“碎片”現(xiàn)象。面對同一類業(yè)務(wù),可供不同部門、不同人員選擇的,只有一種流程、一個模子。

面對庫房分散、掌握庫存情況難度大的頭疼事,如今在中啟天恒,包括公司庫房的備貨庫存有多少,采購后直接運(yùn)到港口的有多少貨,已抵達(dá)國外的配送倉庫有多少貨,都可以在國內(nèi)辦公室直接查詢。暢捷通T+實施團(tuán)隊提出的解決辦法是,通過B/S架構(gòu)數(shù)據(jù)平臺,把公司庫和直接運(yùn)到各個港口的貨數(shù)量,以及所有庫存集中到一個平臺上,讓老板一目了然就可以看到和查詢庫房的分布和狀態(tài)。

同時,由于客戶公司存貨品種多,很多產(chǎn)品規(guī)格相似,又受國外與國內(nèi)對物品稱呼習(xí)慣的影響,發(fā)錯貨的現(xiàn)象時有發(fā)生,這就無法判斷某種存貨的準(zhǔn)確庫存和采購量。對此,實施團(tuán)隊通過T+系統(tǒng)建立了標(biāo)準(zhǔn)的存貨檔案。一個商品對應(yīng)一個編碼并且支持一個編碼下定義別名。采購時所有單據(jù)從與國外合同的銷售訂單直接生成采購單,庫房根據(jù)銷售出庫單為備貨辦理出庫,以避免錯貨,目前正確率達(dá)到了99%。


● T+云時代,手工帳的大數(shù)據(jù)難題迎刃而解

在大數(shù)據(jù)時代,財務(wù)原來手工賬下很難計算出的數(shù)據(jù)報告在T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺上也得到迎刃而解。

比如,實施團(tuán)隊通過將中啟天恒目前多個海外客戶項目進(jìn)行分類,針對每一個客戶都有對應(yīng)的業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé),這樣就可以按級別、按客戶明細(xì)、按業(yè)務(wù)員查看客戶的銷售和回款情況。業(yè)務(wù)員針對每個項目的銷售業(yè)績和回款,一張報表就能顯示出來,只需要乘以相對應(yīng)的提成比率,銷售提成就能輕松計算出來。

又如,由于客戶貨物采購后有一部分直接運(yùn)到港口裝集裝箱。手工時,集裝箱和貨運(yùn)單號在裝箱后由港口貨運(yùn)人員紙質(zhì)傳遞,業(yè)務(wù)員對物流跟蹤比較難,無法及時了解裝單號和貨運(yùn)物流號。暢捷通T+實施團(tuán)隊通過T+軟件庫存管理模塊,出庫單上的信息可以根據(jù)公司需要自定義,這樣可以把貨運(yùn)單號和集裝箱號在庫存單上填上,業(yè)務(wù)員在辦公室就可以及時看到,進(jìn)行物流跟蹤。

也許不會有人想到,現(xiàn)在中啟天恒領(lǐng)導(dǎo)不管身處何地,都可通過移動終端及時掌握采購、庫存等信息。通過暢捷通T+移動應(yīng)用,只要打開手機(jī)就可以隨時查看到國內(nèi)外所有公司運(yùn)營情況和收款情況、業(yè)務(wù)員采購執(zhí)行情況,并且實現(xiàn)了掌上審批,隨時審批采購訂單、銷售訂單、進(jìn)貨單、銷貨單、收款單和付款單等單據(jù)。

中啟天恒的龔總在回顧項目實施時這樣描述說:“這次與暢捷通的合作所取得的成績不單是在T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺上,伴隨實施過程演進(jìn),企業(yè)內(nèi)部也加深了對流程的認(rèn)識程度,使業(yè)務(wù)流程的參與者了解每一個環(huán)節(jié)的目的和價值,同時幫助中啟天恒帶出了一支隊伍,這支隊伍既了解暢捷通T+云時代企業(yè)運(yùn)營平臺知識,又掌握項目管理與實施的方法?!?/span>






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